СУПТО - новите изисквания за работа с касови апарати и софтуер за управление на продажбите

С последните промени в Наредба Н-18 влизат в сила нови правила за отчитане на продажбите, за които трябва да се издаде касов бон и за които се използва софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО).

А какво е СУПТО?

Съгласно ЗДДС, това е „всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон“.

А „управление на продажбите“ със СУПТО е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане.

Това означава, на практика, че всеки автоматизиран процес чрез софтуер за проследяване на движението на стоки и услуги във връзка с продажби в търговски обект е СУПТО. И да, тук влизат всички складови програми, ERP, CRM системи и excel таблици.

Какво трябва да се предприеме при използване на СУПТО?

Длъжни сме да използваме само софтуер, включен в публичен списък, обявен от НАП - https://inetdec.nra.bg/index.html

Ако в един търговски обект се използва СУПТО, е необходимо всички устройства да са свързани с фискален принтер и да не се допуска издаването на касов бон в ръчен режим. Забранени са и всякакви промени и добавки на модули към софтуера.

В 7-дневен срок от инсталирането на такъв софтуер, трябва да се декларира това обстоятелство с подаване на данни към НАП по електронен път. А лицата, които използват такъв софтуер към настоящия момент, трябва да приведат дейността си в съответствие с наредбата, както следва:

• Регистрираните лица по ЗДДС - в срок до 31.03.2019г. и трябва да подадат информация за това в срок до 31.05.2019г.
• Нерегистрираните лица по ЗДДС - в срок до 30.06.2019 г. и трябва да подадат информация за това в срок до 31.08.2019 г.

След инсталиране на СУПТО в обекта, всяка продажба, генерирана през софтуера, ще трябва да има собствен уникален номер на продажбата. Същият номер следва да фигурира и върху касовия бон. Приключването да продажбата на фискалното устройство трябва да се извърши автоматично при приключване на продажбата в СУПТО. Ако продажбата ще се плати по банков път, отново трябва да се генерира уникален номер на продажбата от софтуера.

Когато работата на софтуера е свързана с подаване на информация към други софтуери и системи, лицата са длъжни да съхраняват предадената информация и да осигуряват достъп до нея при поискване.

Какви са глобите и санкциите за лица, които не използват софтуер, включен в списъка на НАП?

1. Запечатване на търговския обект в срок до 30 дни;
2. Глоба (за физическите лица, които не са търговци) в размер от 1 000 лв до 3 000 лв;
3. Имуществена санкция (за юридическите лица и едноличните търговци) в размер от 5 000 лв до 10 000 лв;
4. При повторно нарушение размерът глобата е от 2 000 лв до 6 000 лв., а на имуществената санкция - от 10 000 лв до 20 000 лв.

Какви са останалите промени при отчитане на продажбите в брой?

1. Всички фискални бонове трябва да имат QR-код, чрез който купувачите ще могат да проверят 5 минути след всяка продажба дали същата е отчетена в сървърите на НАП, посредством специално разработено приложение.
2. Касовите апарати не трябва да издават „служебен бон“ за незавършила поръчка.
3. Всички сторно бележки вече ще се издават от самия касов апарат, а не на ръка.

Всички трябва да приведат своите касови апарати в съответствие с наредбата в горните срокове. В противен случай, са предвидени санкции и за тези нарушения.

Затова поискайте информация от своята сервизна фирма, за да се консултирате дали вашето устройство:

• отговаря на наредбата към настоящия момент;
• е необходимо да се доработи, за да е в съответствие с наредбата;
• може да се доработи или следва да си закупите ново.

С промените в Наредба Н-18 бяха въведени и специални изисквания и регистрации на онлайн търговците, които ще разгледаме в следващата статия.